生成AIで議事録を共有する前に｜中小企業が確認したい5つのこと

まず、会議メモに何が含まれるかを確認します。公開済みの資料だけで話した会議、顧客との個別の条件を扱う会議、社員の評価や健康に触れる会議を、同じ入力対象にしてはいけません。録音データは声そのものに加えて、発言の背景まで含むことがあります。名前を消せば安全と決めず、内容から相手が特定できないかも見ます。

試行の対象は、社内で共有してよい運用連絡や、既に社内ポータルで公開している手順の確認など、原本と参加者を確認できる会議に絞ります。顧客の個人情報、見積額、契約前の条件、採用や評価に関する話は、対象外として先に決めます。利用するサービスの契約や設定で、入力内容の保存・学習の扱いを確認できない時も、入力しない判断が安全です。

• その会議の資料とメモは、参加者以外へ共有してよいか
• 顧客名、連絡先、金額、個人に関わる話が入っていないか
• 利用サービスの設定と社内ルールを、担当者が確認できるか

生成AIへ長い録音を渡して「議事録にして」とだけ頼むと、重要度の判断が見えません。会議の目的、決定したこと、未決定のこと、担当者、期限を分けて下書きにするよう依頼します。発言者の言い回しを読みやすく直す作業と、決定していない内容を補ってしまう作業は別です。AIが補足したように見える文は、元のメモに戻って確認できる形にします。

たとえば、営業定例なら「顧客への連絡が必要な項目」「見積もりを作る担当」「次回までに確認すること」を表に分けます。会議中に結論が出なかった話は、決定事項の欄に入れません。議事録は会議をもっともらしく要約するためではなく、次に誰が何を確認するかを間違えないためのものです。

AIが作った文は、正式な記録ではなく確認用の下書きとして扱います。会議を主催した人、または決定事項を持つ担当者が、少なくとも決定事項、担当者、期限、数値、固有名詞を原本と照らし合わせます。参加していない人が文章の自然さだけで承認すると、誤った前提がそのまま次の仕事へ流れます。

確認場所は、共有フォルダ、社内チャットのスレッド、案件管理ツールなど、会社で既に使っている一つに寄せます。修正依頼がメール、口頭、別のチャットに分かれると、どの版が確定した議事録か分からなくなります。確認期限を短く決め、期限までに確認できなかったものは確定版として外部へ送らない運用にします。

社内の実務担当へ渡す議事録と、取引先へ送る会議後の連絡は、同じ文章にしません。社内版には検討中の選択肢や確認事項が必要でも、社外版には相手と合意した内容だけを簡潔に示す方が安全です。AIで作った社内下書きを、そのままメールへ貼り付ける前に、宛先と添付情報を確認する手順を入れます。

原本となる録音や手書きメモの保存場所、確認後の議事録の保存場所、不要になった下書きの扱いも決めます。保存期間や削除の可否は、取引内容や社内規程によって異なります。分からない時は、保存を増やす前に情報管理の担当者や顧問へ確認してください。便利だからと複数の生成AIサービスへ同じ会議データを入れることは避けます。

試行後は、どの会議で使ったか、AIへ渡した情報の範囲、誰が確認したか、修正が多かった箇所を短く残します。修正が多いから直ちに失敗とは限りません。音声が聞き取りにくかったのか、依頼文が曖昧だったのか、会議自体に決定事項が少なかったのかで、次の改善は変わります。

反対に、確認を省けたという理由だけで対象会議を広げないでください。IPAは中小企業向けに、情報資産の把握や基本的な対策を段階的に進める考え方を案内しています。議事録のAI活用も、会議の種類、入力情報、確認者、共有先を小さく固定して見直す方が、社員や顧客の情報を守りながら続けやすくなります。DOONは、特定のAIサービスの導入を急がせるのではなく、今ある会議運用に合う確認手順から一緒に整理します。