生成AIで議事録を作る前に決める4つのこと｜社内で止まらない確認手順

顧客名、未公開の見積金額、個人の評価、ログイン情報などが含まれる会議録は、そのまま外部サービスへ入れません。会議の種類ごとに、公開済み情報だけで作れる議事録、匿名化してから扱う議事録、AIを使わない議事録の3つに分けると、担当者が迷いません。

総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン第1.2版は、AIの利用者にも、扱う情報と利用場面に応じたリスクへの対応を求めています。禁止事項を一行で配るより、営業定例は顧客名を伏せる、人事面談は対象外のように会議名で判断できる形にする方が運用できます。

• 入力前に削る情報を会議の種類ごとに決める
• 録音・文字起こしの保管場所と閲覧者を決める
• AIサービスのアカウントとデータ利用条件を確認する

読みやすい要約を求めるだけだと、次の行動に必要な情報が埋もれます。出力は、会議の目的、決定事項、保留事項、担当者、期限、確認が必要な発言に分けます。特に担当者と期限は、AIの文章を信じずに元の発言や会議中のメモと照合します。

会議で決まらなかったことを、AIが文脈から補ってしまう場面があります。そのため、発言に根拠がない項目は未確認と書くように指示します。未確認が残ることは失敗ではありません。曖昧なまま担当タスクに変わる方が、後で困ります。

AIが下書きを作っても、議事録を確定する人はいなくなりません。会議の主催者、または内容を判断できる参加者を1人決め、その人が決定事項・担当者・期限を確認してから共有します。文字起こしを担当した人と、決定内容を確認する人が同じである必要はありません。

確認者が不在のままチャットへ投稿すると、誤った内容が既成事実になります。外部の顧客や取引先が参加した会議、予算や契約に関わる会議では、AIの下書きをそのまま送らず、通常の承認経路を通します。生成AIは確認を省くための道具ではなく、確認しやすい形へ整えるための道具です。

議事録をメールやチャットに流すだけでは、翌週に見つかりません。会議ごとの保存先を決め、決定事項から生まれた仕事はタスク管理へ分けて登録します。議事録にはタスクのリンクを残し、タスク側には会議の根拠をたどれるようにしておくと、担当変更があっても経緯を確認できます。

最初の実証では、毎週ある定例会議を1つ選び、2回から4回だけ同じ形式で試します。作成時間だけでなく、修正が何回出たか、担当者と期限が会議参加者の認識と合っていたか、翌週に議事録を見つけられたかを振り返ります。そこで詰まる部分を直してから、別の会議へ広げます。

議事録の文章がきれいでも、誰がいつまでに何をするかが曖昧なら、会議の価値は上がりません。DOONでは、会議録の入力範囲、確認表、保存先、タスク化までを一つの業務として整理します。生成AIの導入を検討する時は、まず直近の定例会議を題材に、今の議事録がどこで止まるかを書き出してみてください。