生成AIで社内マニュアルを更新する前に｜誤った手順を残さない5つの確認

最初に、何を変えるマニュアルなのかを一文で決めます。「新しい申請画面に合わせて操作手順を直す」「担当交代でも問い合わせ対応の順番が分かるようにする」のように、対象の業務と読んだ人にしてほしい行動を置きます。目的が曖昧なまま資料をまとめて渡すと、AIは関係の薄い説明まで混ぜ、更新範囲を広げてしまいます。

次に、その手順の正しさを確認する元資料を決めます。現行の規程、管理画面の正式な案内、承認済みの業務フロー、責任者が確認した手順などです。過去のマニュアルだけを材料にすると、古い内容を読みやすく言い換えただけになります。原本が見つからない箇所は、AIに補わせず「要確認」として残します。

• 今回直す業務と読者ができるようになること
• 正しさを照合する原本と更新日
• 変更が必要になった画面・規程・役割
• 原本がなく担当者への確認が必要な箇所

生成AIへ渡す資料は、公開済みの案内、社内で利用を認めた手順、固有名詞を外した例のように分けます。顧客名、連絡先、相談内容、従業員の評価、未公開の価格や契約条件が含まれる資料は、そのまま入力する前に止まります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人データを含むプロンプトを入力する場合、サービス提供事業者が学習に利用しないことなどを十分に確認するよう注意喚起しています。

実データを足すのではなく、作業の順番、確認する項目、画面上の一般的な名称だけを抜き出します。たとえば問い合わせ記録を扱う手順なら、実際の相談文ではなく「受付内容を分類し、担当へ渡す」という流れだけを渡します。入力する情報の範囲を一度メモにすれば、担当者が替わっても判断を繰り返せます。

依頼文には、AIに決めてほしいことではなく、整えてほしいことを書きます。「この原本にある操作だけを使い、手順を番号順に並べる」「根拠がない説明は追加せず、判断できない箇所は要確認と表示する」といった条件です。これなら、文章を短くする、見出しをそろえる、確認事項を洗い出すといった作業に使えます。

「不足している手順を補って」と任せると、現場にない例外やもっともらしい回答が混ざる可能性があります。AIの出力は完成原稿ではなく変更候補として扱います。原本にない文、日付、役割、期限、外部サービスの仕様は、引用元を示せない限り残さない方針にします。

• 原本にある内容だけを使う
• 不明な箇所は推測せず要確認として示す
• 手順、注意点、例外対応を見出しで分ける
• 変更した文と確認が必要な文を分けて出す

改訂案ができたら、文章の読みやすさだけで公開を決めません。実際にその仕事をする担当者が、現行の画面や規程を開きながら、最初から最後まで確認します。操作の順番、担当の引き継ぎ、承認が必要な場面、エラー時の連絡先などは、現場を知らない人だけでは正しく判断しにくいためです。

確認は「問題ありません」という一言で終わらせず、どの版の何を見たか残します。変更日、確認した原本、確認者、保留した項目をマニュアルの管理表へ記録します。マニュアル更新も、便利な文書作成だけではなく、誰が内容に責任を持つかを整える仕事です。

更新版を共有した後は、古いファイルが使われ続けないようにします。最新版の置き場を一つにし、旧版には参照先を示します。変更日、対象業務、確認者、次に見直すきっかけも近くに残します。システムの画面変更、規程改定、担当交代、問い合わせの増加があった時に、見直すべき文書をすぐ見つけられます。

生成AIを使ったからといって、更新の責任が軽くなるわけではありません。原本、入力範囲、確認者、公開場所を決めておけば、次回は同じ方法で安全に進めやすくなります。DOONは、どの業務からAIを試すか、確認の流れをどう残すかまで、現場の状況に合わせて一緒に整理します。