生成AIの相談前に作る業務メモ｜話が進む6つの整理項目

「事務作業を効率化したい」では、対象が広すぎて比べられません。月末の請求確認、商談後の議事録整理、問い合わせへの一次回答、研修資料のたたき台のように、いつ誰が行うかが分かる場面を一つ選びます。仕事の名前ではなく、手が止まる瞬間を書くと、相談相手も状況を想像できます。

この時点で削減できる時間を推測する必要はありません。「毎週月曜に30分かかる」「確認先が二人いて返答待ちになる」のように、確認できる事実だけを書きます。数字がない場合も、作業の順番、作るもの、確認の回数を残せば、試した後に比べる基準になります。

• いつ、どの仕事で手が止まるか
• 誰が作業し、誰が確認するか
• 今は何を見ながら、どの順番で進めているか

生成AIの相談では、入力文の作り方へ急ぎがちです。その前に、最後に何を受け取りたいかを決めます。会議メモなら決定事項、担当者、期限を含む共有文。問い合わせ対応なら、既存ルールを参照した回答案。提案準備なら、確認すべき条件を並べた下書きです。完成形が一つ決まると、AIへ渡す材料と、出力の確認方法を選べます。

同時に、AIに任せない判断も書きます。金額、契約条件、顧客への確定回答、人事評価、公開前の表現確認などは、人が判断する前提にします。AIは下書きや整理を担えても、責任の所在まで置き換えません。相談の段階でこの線を引くと、便利さだけを優先した設計を避けられます。

相談用のメモには、実際の顧客名、連絡先、未公開の売上、契約書、従業員の評価を貼り付けません。仕事の種類、資料の項目、確認の流れを一般化して書けば、相談には十分です。たとえば「顧客Aの提案書」ではなく、「法人顧客向けの提案書で、要件、納期、費用の確認が必要」と置き換えます。

入力できる情報も、公開済み情報、社内で利用許可がある情報、匿名化した例に分けておくと、実証開始後に迷いません。利用するAIサービスの規約と、自社の情報管理ルールを確認することも必要です。分からない情報を無理に使わず、架空の例や公開情報で手順を試す選択肢を残します。

AIの出力を誰も確認しないまま使う仕事は、最初の実証には向きません。作業した本人、上長、専門担当、顧客対応者など、内容に応じた確認者を決めます。確認者の名前がまだ決められない場合は、役割だけでも構いません。「営業責任者が金額を確認する」「総務担当が社内ルールとの一致を見る」のように書きます。

確認項目も、三つ程度から始めます。元資料にない事実が足されていないか、期限と担当者が抜けていないか、社外へ出せない情報が残っていないか。すべてをAIに判定させるのではなく、人が短時間で確かめられる項目にすることが大切です。

最初から全社へ広げず、1業務を1人から数人で、2週間程度試します。期間中は、作業にかかった時間、修正した回数、使えなかった理由を残します。成果が出たかどうかを、印象だけで決めないためです。時間が短くなっても確認が増えたなら、手順を直す必要があります。

うまくいかなかった記録も、次の相談に役立ちます。入力が不足していたのか、完成形が曖昧だったのか、AIより既存の仕組みが向いていたのかを分けて振り返れます。AIを使うこと自体を成功条件にせず、仕事が安全に進めやすくなったかを基準にします。

相談の終わりに「いろいろ分かった」で終わると、日常業務へ戻った時に動けなくなります。次に試す業務、入力しない情報、確認者、試す日を一つずつ決めます。相談相手から提案を受ける場合も、導入するサービスの名前だけでなく、誰が何を使い、どの記録を残すかまで確認します。

DOONのAI導入・業務改善支援では、最初に業務の場面を聞き、AIが下書きや整理を担う部分と、人が確認する部分を分けます。そのうえで、小さく試せる成果物と確認表を作り、現場で直しながら定着につなげます。相談前は、最近時間がかかった仕事を三つだけメモしておくと、最初に扱う一件を選びやすくなります。