福岡でAI導入を始める前に｜中小企業が決める顧客情報の扱い方

社内ルールを作る時、情報をすべて「機密」と書くと、現場は何も試せなくなります。反対に「便利だから使ってよい」とだけ伝えると、判断が担当者任せになります。まずは一つの業務を選び、画面や資料に含まれる情報を見ます。顧客名、担当者名、電話番号、メールアドレス、住所、契約金額、未公開の案件名、社内の評価は、初回の試行でそのまま入力しない項目です。

たとえば問い合わせ返信案を作るなら、「法人顧客からのサービス内容に関する質問」のように内容を一般化します。相談者の氏名や過去のやり取りは外し、公開済みのサービスページだけを材料にします。この置き換えを面倒に感じる時は、AIを使う前に業務の情報整理が必要な合図です。匿名化した例文で試せるようになれば、どこまでを人が確認すべきかも見えます。

• 顧客・取引先・従業員を特定できる情報
• 契約、見積、売上、原価など公開前の数値
• 社内だけで共有している計画や評価
• 第三者から預かった資料と、利用許諾を確認できない画像や文章

最初から顧客対応を自動化する必要はありません。自社サイトに載せているサービス説明を短くまとめる、公開済みの資料から社内向けの説明案を作る、会議の議題を整える、といった下書き業務から始めます。元資料が公開情報なら、入力してよい範囲を説明しやすく、出力の事実確認もできます。

ここでの判断基準は、作業が速くなったかだけではありません。元資料と違う説明が混ざらないか、担当者が直した理由を説明できるか、翌週にも同じ手順で使えるかを見ます。AIの出力に誤りがあった場合は、使うのをやめる前に、入力が曖昧だったのか、確認の順番がなかったのかを分けて記録します。

AIが作った下書きは、そのまま社外へ送る完成品ではありません。誰が元資料と照合し、誰が送信を決めるかを先に決めます。小規模な会社なら、作業担当者と承認者の二人が分かれば始められます。営業担当が返信案を作り、サービス内容を知る責任者が確認する、といった形です。

確認する人が不在のまま試すと、誤った案内が送られた時に原因を追えません。確認表は長くしなくて構いません。「固有名詞と数字は元資料にあるか」「約束していない納期や価格を書いていないか」「送信先に必要な情報だけか」の三つから始めます。AIコンサルへ相談する時も、この確認役が決まっている会社は、提案を具体的な業務へ落とし込みやすくなります。

福岡でAIコンサルを探す時、「AIで何ができますか」と聞くだけでは、比較する材料が増えません。相談したい仕事を一つ選び、今の作業の流れ、使っている資料、入力しない情報、出力の確認者、困っている場面を一枚にまとめます。これがあると、支援会社から出る提案を自社の仕事に照らして比べられます。

書き出す項目は五つで十分です。「誰が」「何を作るために」「どの資料を使い」「何をAIへ入れず」「誰が確認するか」です。削減時間や売上の見込みを、相談前に無理に数字で置く必要はありません。まずは一回分の作業を説明できる状態にし、試行後に作業時間、修正回数、使い続けられたかを記録します。

• 対象業務：例として公開情報を使った問い合わせ返信案の作成
• 現在の手順：資料を探す、下書きを書く、責任者が確認する、送る
• 入力しない情報：顧客名、連絡先、契約条件、未公開の数値
• 確認者：内容を判断できる責任者と、送信する担当者
• 試行後に見ること：誤り、修正理由、作業時間、次回も使えるか

初回の試行で作るべきなのは、立派なAI活用規程ではありません。入力した情報の種類、出力を確認した人、修正した箇所、次に変えることが分かる短い記録です。二、三回試すと、入力してはいけない情報、確認に時間がかかる表現、AIに任せてもよい下書きの範囲が見えてきます。

試行で見つかった情報の種類、入力可否、確認した規約や社内ルール、判断者を残します。ここで判断できなかった情報は、次の業務へ広げる前に情報管理の担当へ確認してください。DOONへの相談では、顧客情報を含む原文を送らず、資料の種類と迷っている場面から説明できます。