福岡のAIコンサルとの初月の進め方｜中小企業が30日で合意する4つのこと

対象業務は、毎週以上発生し、人が元資料と出力を照合できる仕事から選びます。たとえば、会議メモから決定事項・担当者・期限を抜き出す、公開済みの資料から提案書の構成案を作る、といった範囲です。採用判断、契約条件、顧客への確定回答のように、誤りを後から戻しにくい判断を初回の対象にしません。

完了条件も短く決めます。「下書きを作る」だけでは、何を確かめればよいか分かりません。会議メモなら、原文と照らして決定事項、担当者、期限が確認できること。提案書の構成案なら、参照した公開資料と事実関係を担当者が確認できること、というように、人が見る項目まで書きます。

• 誰が、いつ行う一業務か
• AIへ渡す前の元資料と、完成させたい形
• 人が確認する事実・数字・固有名詞
• 初月に止める条件と相談先

AIコンサルとの打ち合わせに、顧客名、未公開の金額、契約書、人事評価をそのまま持ち込む必要はありません。仕事の流れが分かる範囲で、資料を一般化し、固有名詞を外します。実際に使うサービスについては、利用規約、設定、データの扱いを社内の責任者が確認してから進めます。

個人情報保護委員会は、個人情報の入力が利用目的の範囲内かを確認すること、本人の同意なく入力する個人データについて、応答以外の目的や機械学習に利用されないかなどを確認することを促しています。現場担当だけに判断を任せず、情報管理や最終確認を担う人へ戻す流れを最初に決めます。分からない情報は入力せず、相談へ戻すことが初月の安全な進め方です。

実証の評価を「何時間削減できたか」だけにすると、確認にかかった時間や修正の増減を見落とします。同じ種類の仕事を数件試し、元の作業時間、AIを使った後の作業時間、修正した点、確認にかかった時間を短く残します。結果がゼロでも、何が止まったかが分かれば次の判断材料になります。

三週目までに試せなかった場合も、使える資料がない、アカウントの承認待ち、確認者が決まらない、と理由を分けて記録します。四週目の打ち合わせで、支援者と自社のどちらが何を準備するかを決める材料になります。

30日後の打ち合わせでは、全社へ広げることを前提にしません。対象業務を続けるのか、入力ルールや確認表を直してもう一度試すのか、別の業務へ替えるのかを決めます。判断の根拠として、試した件数、確認で見つかった修正、扱えなかった情報、利用者の困りごとを一枚にまとめます。

総務省・経済産業省のAI事業者ガイドラインは、人間中心、安全性、プライバシー保護などを共通の考え方として示しています。小規模な実証でも、便利だった点だけでなく、止めた場面と理由を残すことが、次の部署へ安全に広げる土台になります。株式会社DOONは福岡市を拠点に、業務の整理、生成AI研修、小規模な実証、運用の見直しまでを支援します。まずは最近時間がかかった仕事を一つ、相談時に一般化してお持ちください。