福岡でAIコンサルへ相談する前に｜中小企業が最初の面談で決める6項目

「AIで業務を効率化したい」という相談だけでは、比較する基準が作れません。担当者が毎週繰り返している場面を一つ挙げます。例えば、営業が過去の提案書を探して構成を作る、総務が同じ問い合わせへ何度も回答する、といった場面です。誰が、何を受け取り、何を確認し、何を渡して終わるかを書き出すと、相談相手も対象を理解できます。

最初から作業時間の削減率を約束させる必要はありません。手元に測定値がなければ、推測で数字を置かない方が安全です。困るのはどの工程か、やり直しが起きるのはどこか、完成物を誰が確認するか。この三点を事実として持ち寄れば、試す順番を決められます。

• 作業が起きる頻度と、担当する人
• 元になる資料と、完成時に渡す成果物
• 手が止まる工程、やり直しが起きる工程
• AIの出力を最終確認できる人

AIコンサルとの初回相談でも、実際の顧客名、未公開の見積金額、契約内容、従業員の評価をそのまま渡す必要はありません。仕事の流れを説明するだけなら、法人顧客、提案案件、繁忙期の問い合わせのように一般化できます。資料を画面共有する時も、個人情報やログイン情報が映らない版を用意します。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合、事業者が学習に利用しないことなどを確認するよう注意を促しています。サービスの設定や規約は会社ごとに違います。相談で使う資料と、実証で使う資料を同じものと考えず、入力可否を社内で決める担当者を置いてください。

生成AIは、文章の下書き、分類案、要点の抽出、質問案の作成には使えます。しかし、顧客へ送る内容の承認、契約条件の判断、採用や評価の結論まで任せる対象には向きません。相談の場では「AIに何をさせるか」と一緒に「誰が何と照合して出すか」を決めます。

総務省・経済産業省のAI事業者ガイドラインは、人間中心、安全性、プライバシー保護などを共通の考え方として示しています。中小企業では大きな規程より、対象業務ごとに入力、出力、確認者、止める条件を一枚にする方が現場で使われます。曖昧なまま「各自で注意する」と伝えると、忙しい人ほど判断を急ぎます。

最初のAI導入は、全部署へ同じアカウントを配る方法を選びません。人が元資料と出力を照合でき、誤りがあっても外部への影響を止められる一業務を選びます。たとえば公開済み資料からの提案書骨子づくりや、匿名化した会議メモの整理は、試した後に改善点を確認しやすい候補です。

試行期間も、始める日と振り返る日を決めます。記録するのは利用回数だけではありません。どの入力で手が止まったか、出力をどこで直したか、確認に誰が関わったかを残します。使わなかった理由も残ると、プロンプト、社内ルール、対象業務のどこを直すべきかを切り分けられます。

福岡のAIコンサルを比べる時は、面談の話しやすさだけで決めません。業務の聞き取り、利用ルールのたたき台、実証用の手順、成果物の確認表、研修後の振り返りのうち、どこまで一緒に扱うかを確認します。研修だけ、開発だけ、ツール販売だけという分け方が悪いわけではありません。自社が今止まっている場所と支援範囲が合っているかが判断の基準です。

福岡で対面の打ち合わせを希望する場合も、日常の質問やレビューをどう続けるかは別に確認します。現場の担当者が困った時に、誰へどの形式で相談するのか。対面とオンラインを含めた連絡の流れが決まっていれば、初回面談で決めた内容が議事録の中だけで終わりません。

相談が終わる時には、提案資料だけでなく、次に試す業務を一枚にまとめます。書くのは、対象業務、担当者、入力してよい情報、AIに任せる工程、人が確認する項目、振り返る日です。この一枚があれば、導入の判断を経営者だけに抱え込まず、現場と同じ前提で話せます。

株式会社DOONは福岡市中央区天神を拠点に、業務の整理、生成AI研修、少人数での実証、必要に応じたAI開発までを支援しています。AIコンサルに相談する前に資料を完璧に整える必要はありません。最近、手が止まった仕事を一つ選び、誰が何を確認しているかをメモしてお問い合わせください。そこから、試せる範囲を一緒に分けます。